| 第一條 本規則依外交部及駐外館處文件證明條例（以下簡稱本條例）第二十六條規定訂定之。 |
本規則訂定之依據。 |
| 第二條 本規則所稱文件證明文書簿冊，係指文件證明登記簿、文件證明之文書及其相關附屬文件卷宗。 |
為明確釐定文件證明文書簿冊定義及涵蓋範圍，爰為本條規定。 |
| 第三條 外交部及駐外館處辦理文件證明應以書面或電磁記錄方式編制文件證明登記簿，按收件日期及先後順序編號連續登記。 |
辦理文件證明案件應設置登記簿登記備查，該登記簿之記錄方式除以書面為之外，為因應電腦化作業，亦得以電磁方式為之。 |
| 第四條 本條例有關文件證明之文書及其相關附屬文件卷宗，應保存於主管機關或駐外館處，不得攜出。但經有關機關依法調閱、已製作影本留存或因避免事變而攜出者，不在此限。 |
規範辦理文件證明相關文書卷宗之保存場所及其例外規定。 |
| 第五條 文件證明登記簿保存三十年。
涉及不動產物權得喪變更及身分變更之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗，保存十年。
前項以外之文件證明文書及其相關附屬文件卷宗，保存三年，必要時得提前銷毀之。 |
就實務經驗及儲存空間考量，依文件證明文書之不同性質訂定不同之保存期限。另相應配合公證法對於相關公、認證卷宗之保存年限，乃將文件證明登記簿訂定三十年、涉及不動產物權得喪變更及身分變更之文件證明卷宗訂定十年等較長保存期限備查；其他文件證明卷宗則訂定三年保存期限，必要時得提前銷毀，例如駐外館處因駐地天災或人禍等不可抗力因素，須緊急撤館而須提前銷毀檔卷。 |
| 第六條 前條之保存期限，自最後記載年度之翌年一月一日起算。
本規則之規定，於本條例施行前已辦理終結尚未銷毀之文件證明文書簿冊，適用之。 |
保存期限之計算方式及本規則適用範圍。 |
| 第七條 外交部及駐外館處作成之文件證明文書簿冊，其銷毀之處理，依檔案法規及外交部有關檔案管理之規定辦理。 |
明定已逾保存期限之文件證明文書簿冊，應依檔案法規辦理銷毀。 |
| 第八條 本規則自發布日施行。 |
本規則之施行日期。 |